Die Digitalisierung im Werkstattgeschäft nimmt weiter Fahrt auf. Doch wie kommunizieren Werkstätten künftig mit ihren Kunden? Wie lassen sich die internen Prozesse von der Terminvereinbarung bis zur Rechnungsstellung effizient digitalisieren? Antworten auf diese und viele weitere Fragen gab der „Coparts Digital Tag“ in Herford, zu dem die Essener Teilehandelskooperation gemeinsam mit dem Bielefelder Großhändler Wittich geladen hatten.
Dennis Schmitz, IT-Experte der Coparts, und Daniel Hussmann von Topmotive gaben den rund 60 Teilnehmern wertvolle Einblicke in die zukünftigen digitalen Werkstattprozesse. Ergänzend zeigte Stephan Muhlack der Marketingagentur WWE Media aus Hamburg, welche Rolle Facebook, Instagram & Co. künftig für die Kundenansprache spielen und welche Bedeutung die digitale Sichtbarkeit in sozialen Medien hat.
KI-Assistentin Conny nimmt telefonische Anfragen an
Ein zentrales Highlight der Veranstaltung war die Vorstellung von „Coparts Online Booking“. Das System ermöglicht eine durchgängige digitale Terminorganisation – von der Buchung bis zur Verwaltung. Werkstattkunden können ihren Service- oder Reparaturtermin in nur fünf Schritten online buchen, unabhängig von Öffnungszeiten und dem verwendeten digitalen Endgerät. Bei Bedarf kommt die KI-basierte Telefonassistentin „Conny“ zum Einsatz, deren Leistungsfähigkeit Dennis Schmitz live auf der Veranstaltung demonstrierte. Das KI-System ist direkt mit dem Kalender der jeweiligen Werkstatt vernetzt, gleicht Terminanfragen in Echtzeit ab und trägt diese selbstständig ein. Damit wird ein zentraler Engpass vieler Betriebe adressiert – die zeitintensive telefonische Terminabstimmung.
„Gerade vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und hoher Auslastung bietet diese Form der Automatisierung und Digitalisierung erhebliche Entlastung und enormes Potenzial“, erklärte der IT-Experte. Werkstattmitarbeiter können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Routineprozesse digital gesteuert werden. Gleichzeitig wird der Service für Kunden deutlich erhöht und die Erreichbarkeit verbessert.
Vollständig in die Werkstattsysteme integriert
Ein weiterer Vorteil des Systems liegt in der technischen Integration: „Coparts Online Booking“ lässt sich vollständig in bestehende Warenwirtschafts- und Werkstattsysteme integrieren und fügt sich damit nahtlos in bestehende Abläufe ein. Das sorgt für mehr Transparenz, reduziert Fehler, erhöht die Planungssicherheit im Tagesgeschäft und schafft Freiräume für das Kerngeschäft.
Die Erwartungen der Kunden verändern sich deutlich schneller als die Prozesse in vielen Betrieben. Laut Studien möchte die Mehrheit der Autobesitzer eine digitale Terminvereinbarung nutzen, während das aktuelle Angebot vieler Werkstätten diesen Erwartungen noch nicht gerecht wird. Auch der DAT-Report bestätigt, dass die Bereitschaft, Werkstattservices online zu buchen, so hoch ist wie nie zuvor. 86 Prozent nennen die Unabhängigkeit von Öffnungszeiten als entscheidenden Vorteil von Online-Buchungen.
Zusammenfassend machte die Veranstaltung deutlich, dass digitale Lösungen im Werkstattalltag keine Zukunftsvisionen mehr sind, sondern konkrete Wettbewerbsvorteile schaffen. Werkstätten, die ihren Kunden eine einfache Online-Terminbuchung und moderne Kommunikationswege anbieten, positionieren sich klar als zeitgemäße Dienstleister.
